仕事が忙しくて調べる時間がない！【シンプル：調べものが進むしくみを作るだけ】

こんな悩みをいつも抱えている方は、多くいらっしゃると思います。

私もかつて、メーカーに勤務していた頃、調べものがやりきれない状態が続いていました。
そこで、当時の先輩に相談したところ、少しずつ良くなっていきました。

この記事では、いつも時間に追われている方に時間の使い方について、ご紹介したいと思います。

結論としては、時間は作るしかありません。
ただ、やり方とバランスの取り方が重要になります。

以下で詳しく説明していきます。

仕事の中で調べものができない理由

仕事をしていると、毎日のように調べものが出てくると思います。
ただ、忙しすぎて、休日を使うくらいしかやりきれない、と思われているかもしれません。

勤務時間内でやり切ることはできないのでしょうか。

明日やろうは馬鹿野郎

「プロポーズ大作戦」というドラマで、こんなセリフがあります。

今度やろうは馬鹿野郎、
明日やろうも馬鹿野郎、
思い立ったら、すぐ何でもやらなきゃ駄目だ！

ヒロインに告白できない優柔不断な主人公に向けたセリフです。

仕事でも全く同じことが当てはまります。
この仕事を片付けたらやろう、と思っているうちは、おそらく調べものに取りかかることはできないでしょう。

さらには、先延ばししているうちに何を調べないといけなかったのかすら、あいまいになってきます。

では、なぜ調べものに取りかかることができないのでしょうか。
ポイントを一つあげます。

一つ一つの仕事の区切りを明確に持ち、その中に調べものの時間を入れていくことになります。

ただ、仕事の進め方として、以下のような状態になっていないでしょうか。

このような状態である限り、特に急ぎではない調べものは、なかなか取りかかることはできないでしょう。

時間は引き算から生まれる

仕事の終わりが見えるようになるためには、どのようにすればよいのでしょうか。
ここで、仕事の進め方として、陥りがちな考え方をあげてみます。

つまり、手当たり次第でなんとか業務をこなしているというものです。
こうなってしまうと、毎日が残業続きとなり、しかも本当に業務が終わるのかすらもあやしいです。

では、どのように考えるとよいのでしょうか。

始めから使える時間は限られていて、その中で終わらせる必要がある、という考え方です。

ただ、こういうと、結局使っている時間は同じではないか、むしろ少なくなっているのでは、と思われるかもしれません。

大きな違いは、終わる時間と終わらせ方を意識するようになり、スケジュールの組み方が変わってくる、ということです。

実は時間は多ければ多いほどよい、というものではないのです。
悩んでいる時間が増えるだけであったり、期限まで時間があるのでダラダラ過ごしてしまったりするのです。

さらに厄介なのは、成果を生んでいない時間が大半であっても、仕事をしたつもりになってしまう、ということです。
時間はそれなりにかかったが、なんとか少し進めることができた、と考えてしまうからです。

時間は引き算で考え、終わりの時間を見定めてから、最短で行動していきましょう。
そうすると、いつかは取りかからないといけなかった調べものができるようになります。

調べ方のしくみ作りを解説

限られた時間の中で調べものをやり切るためには、自分にとってのやり方＝しくみを作るとよいです。

大きくは以下の３つです。

これらを順に作り上げていくだけになります。

時間を作る

時間を作る、という話を聞くと、それができていれば苦労しない、と思われる方も多いでしょう。

では、別の視点に立ってみます。

• お客様との予定を簡単にキャンセルするか
• お客様と約束したことをいつまでも放置するか

お客様向けの仕事は、自分の予定に組み込んで、進めていると思います。

だとすれば、調べものも以下のように考えるとよいでしょう。

やるべきことをToDoリストで管理されている方は多いと思います。
ただ、いつ始めるか、いつまでに終わらせるか、あいまいになるため、必ず予定に組み込まないとけません。
それはわかっていて、一応スケジュールには入れている、という方もいらっしゃると思います。

ただ、調べものといった急ぎでない仕事は、スケジュールに入れていても、つい他の仕事をしてしまうことが多いのではないでしょうか。

つまり、自分の中で勝手に優先度を下げてしまっているのです。

やると決めた仕事は、相手がいない自分だけの仕事であったとしても、お客様と約束したことと同じように果たさないといけません。
動かしようがない、自由になる時間はもともとなかった、と強く考えることがとても大切です。

場所を作る

仕事は集中して、効率よく行う必要があります。
そのため、仕事をする場所というのは、とても重要です。

ただ、よく、勘違いされている方がいます。

アウトプットさえ出ていれば、仕事はどこで行ってもよいはずです。

さすがにわざわざ外出して、カフェや公園などで仕事をする、ということは許されないかもしれません。
ただ、会議室にこもって集中する、社内のフリースペースで気分を変えて仕事をする、などは十分可能だと思います。

特に自席でじっくり調べものをしていると、「もっとやることあるだろう」と思われてしまうことが気になる、という方もいると思います。
そんな方は、ぜひ場所を変えてみることをおすすめします。

もう一つ、場所を変えることで、おもしろい効果が生まれることがあります。

少し勇気がいるかもしれませんが、他部署の近くのフリースペースで作業をしてみてください。
「お、何しているの？笑」
と声をかけてくれることがあります。

そこで、今やっていること、抱えている問題を話すことで、ヒントをくれる、詳しい人を紹介してくれる、といったうれしいことが起きたりします。

少ししか面識がなかった人と仲良くなれることもあるため、ぜひ試してみてください。

手順を作る

わからないことを調べるのだから、まずは調べ始めるしかなく、手順なんてないだろう、と思われる方もいるかもしれません。

それでは、調べもの自体もどれくらい時間がかかるのか、いつまでに終わるのか、自分でもわかっていない状態になっています。

そこで例えば、以下のような手順を組み立ててみます。

かなり細かく分解していると感じられたかもしれません。

まず、相談する、ということが所々あります。
一番よくないのは、時間だけがかかって、結局何も得られていない、となってしまうことです。
これを避けるためには、やはり知っている人に確認してもらうことが一番です。

ただ、迷惑に思われるかもしれないから聞きづらい、という方がいます。
もちろん、「わからないから教えてください」だけでは、聞かれる方も困ってしまいます。

そこで上記のように分解し、「自分はこれがわからない状態で、このようにして調べていきたいが、どうか」と聞いていけば、きっとアドバイスがもらえるはずです。

あと、意外とやられていないのが、一番最初の「目的を明確にする」です。
調べること自体が目的になってしまい、何を解決したかったのか、本人すらわからなくなる、ということがよくあります。

まずはゴールを正しく設定し、最短の道で進むためにはどうしたらよいかを考える、ということが重要です。

手順ができていないのに仕事に取りかかるのは、道順が理解できていないのに車で走り出すことと同じです。
ムダや危険が多いので、注意しましょう。

調べ方のコツ

調べものをしていく中で、最初に理解しておきたいコツがあります。

ボスキャラはどれか

ゲームの場合、一般的な攻略のしかたは、まず弱い敵から戦っていき、徐々に経験値を積んでから、最後にラスボスに挑む、という進め方になります。

現実の世界ではどうでしょうか。

例えば、自社製品と競合している、複数の他社製品を調べて、それぞれの強み弱みを調べたい、ということがあったとします。

この時、シェアも高く歴史も古い業界No1の製品は、調べる対象も広く、時間もかかりそうだから、と後回しにしたくなります。
ただ、業界の成り立ちというのは、No1を模倣していることが多く、No1を理解さえすれば他もわかってくる、ということが多いです。

別の例をあげてみます。
パソコン初心者がパソコンを習いたいとした時、WindowsとMacのどちらを習うとよいか、という場合はどうでしょうか。

パソコンを習う、であれば、Windowsになります。
理由は、人口が多いことで情報が揃っており、わからないことが出てきた時に自己解決しやすいからです。

一般的にWindowsの方がやれることが多く、やや初心者向きでないと言われています。
ただそれでも、パソコンという知識体系の中で経験を積みたい、ということであれば、メジャーであり、利用シーンも広いWindowsで経験値を上げる方がおすすめとなります。

このようにスキルアップしたい場合、一番難しそうだと思っていること、理解したいと思っていることへダイレクトにアプローチした方が、結果的に一番近道であることが多いのです。

やっぱり時間が取れない、どうする？

調べものをするには、時間・場所・手順をうまく使いこなしていくことを説明してきました。

ただ、それでも以下のような問題に悩むことが多いと思います。

これには、周りにうまく説明していく必要があります。

この場合、当然調べものに対し、結果を出すことが求められます。
ただ、期限が決まっていた方が、ズルズル調べるより、結果が出やすいです。
うまくいけば、スキルアップだけでなく、成果にもつながります。

さらにフィードバックしていくことにより、他のメンバーからの信頼も得られますので、次の調べものをするときに理解が得られやすくなります。

突発業務に左右されず、計画的に自己学習を進めていきましょう。

まとめ

以上、調べものの進め方を説明させていただきました。

お気づきの方もいらっしゃったかもしれませんが、これは調べものに限らず、急ぎでなく、優先度が下がりがちな業務のすべてに有効な考え方、手段になります。

上記のことに取り組めば、今日もこの調べものに取りかかれなかった、という後悔から解放される日がきっとやってきます。

そして、一つのことを理解できるようになると、短時間で終わらすことができ、新たなスキルを身につけることができるようになるでしょう。

応援しています。